Przejdź do treści

Polityka RODO

21.05.2018

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI
w
Everspace sp. z o.o.
Warszawa dnia 21 maja 2018
Niniejsza Polityka bezpieczeństwa, zwana dalej Polityką, została sporządzona w celu
wykazania, Ŝe dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z wymogami prawa,
dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczenia danych,
w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w
sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej
RODO).
Definicje:
1. Administrator Danych Everspace sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Przeworska 2; 04-382,
Sąd Rejonowy dla M.St. Warszaway w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego
Rejestru Sądowego Numer: 0000353976
2. Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub moŜliwej do
zidentyfikowania osoby fizycznej
3. System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur
przetwarzania informacji narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania
danych
4. UŜytkownik – osoba upowaŜniona przez Administratora Danych do Przetwarzania danych
osobowych
5. Zbiór danych – kaŜdy uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny
według określonych kryteriów
6. Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie
jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i
usuwanie
w formie tradycyjnej oraz w systemach informatycznych
7. Identyfikator uŜytkownika – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych jednoznacznie
identyfikujący osobę upowaŜnioną do przetwarzania danych osobowych w systemie
informatycznym (UŜytkownika) w razie Przetwarzania danych osobowych w takim systemie
8. Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie uprawnionej
do pracy w systemie informatycznym (UŜytkownikowi) w razie przetwarzania danych
osobowych w takim systemie
9. Uwierzytelnianie – działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej toŜsamości
podmiotu (UŜytkownika).
I. Postanowienia ogólne
1. Polityka dotyczy wszystkich Danych osobowych przetwarzanych
w Everspace sp. z o.o. niezaleŜnie od formy ich przetwarzania (przetwarzane tradycyjnie
zbiory ewidencyjne, systemy informatyczne) oraz od tego, czy dane są lub mogą być
przetwarzane w zbiorach danych.
2. Polityka jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz
w wersji papierowej w siedzibie Administratora.
3. Polityka jest udostępniana do wglądu osobom posiadającym upowaŜnienie do
przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a takŜe osobom, którym ma zostać
nadane upowaŜnienie do przetwarzania danych osobowych, celem zapoznania się z jej
treścią.
4. Dla skutecznej realizacji Polityki Administrator Danych zapewnia:
a) odpowiednie do zagroŜeń i kategorii danych objętych ochroną środki techniczne i
rozwiązania organizacyjne,
b) kontrolę i nadzór nad Przetwarzaniem danych osobowych,
c) monitorowanie zastosowanych środków ochrony.
5. Monitorowanie przez Administratora Danych zastosowanych środków ochrony obejmuje
m.in. działania UŜytkowników, naruszanie zasad dostępu do danych, zapewnienie
integralności plików oraz ochronę przed atakami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi.
6. Administrator Danych zapewnia, Ŝe czynności wykonywane
w związku z przetwarzaniem i zabezpieczeniem danych osobowych są zgodne z niniejszą
polityką oraz odpowiednimi przepisami prawa.
II. Dane osobowe przetwarzane u administratora danych
1. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora Danych gromadzone są w zbiorach
danych.
2. Administrator danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby się wiązać z
powaŜnym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego ryzyka dla praw i wolności osób.
W przypadku planowania takiego działania Administrator wykona czynności określone w art.
35 i nast. RODO.
3. W przypadku planowania nowych czynności przetwarzania Administrator dokonuje analizy
ich skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia kwestie ochrony danych w
fazie ich projektowania.
4. Administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania. Wzór rejestru czynności
przetwarzania stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej polityki.
III. Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie zarządzania bezpieczeństwem
1. Wszystkie osoby zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych zgodnie z
obowiązującymi przepisami i zgodnie z ustaloną przez Administratora Danych Polityką
Bezpieczeństwa, Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym, a takŜe innymi
dokumentami wewnętrznymi i procedurami związanymi z Przetwarzaniem danych
osobowych w Everspace sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.
2. Wszystkie dane osobowe w spółce są przetwarzane z poszanowaniem zasad przetwarzania
przewidzianych przez przepisy prawa:
a) w kaŜdym wypadku występuje chociaŜ jedna z przewidzianych przepisami prawa podstaw
dla przetwarzania danych.
b) dane przetwarzane są rzetelnie i w sposób przejrzysty.
c) dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach
i nie przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.
d) dane osobowe są przetwarzane jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla
osiągnięcia celu przetwarzania danych.
e) dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane.
f) czas przechowywania danych jest ograniczony do okresu ich przydatności do celów, do
których zostały zebrane, a po tym okresie są one anonimizowane bądź usuwane.
g) wobec osoby, której dane dotyczą, wykonywany jest obowiązek informacyjny zgodnie
z treścią art. 13 i 14 RODO.
h) dane są zabezpieczone przed naruszeniami zasad ich ochrony.
3. Administrator danych nie przekazuje osobom, których dane dotyczą, informacji w sytuacji,
w której dane te muszą zostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy
zawodowej (art. 14 ust 5 pkt d RODO).
4. Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych
uwaŜa się w szczególności:
a) naruszenie bezpieczeństwa Systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane
osobowe, w razie ich przetwarzania w takich systemach;
b) udostępnianie lub umoŜliwienie udostępniania danych osobom lub podmiotom do tego
nieupowaŜnionym;
c) zaniechanie, choćby nieumyślne, dopełnienia obowiązku zapewnienia danym osobowym
ochrony;
d) niedopełnienie obowiązku zachowania w tajemnicy Danych osobowych oraz sposobów
ich zabezpieczenia;
e) przetwarzanie Danych osobowych niezgodnie z załoŜonym zakresem i celem ich zbierania;
f ) spowodowanie uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnione
kopiowanie Danych osobowych;
g) naruszenie praw osób, których dane są przetwarzane.
5. W przypadku stwierdzenia okoliczności naruszenia zasad ochrony danych osobowych
UŜytkownik zobowiązany jest do podjęcia wszystkich niezbędnych kroków, mających na celu
ograniczenie skutków naruszenia i do niezwłocznego powiadomienia Administratora Danych,
6. Do obowiązków Administratora Danych w zakresie zatrudniania, zakończenia lub zmiany
warunków zatrudnienia pracowników lub współpracowników(osób podejmujących
czynności na rzecz Administratora Danych na podstawie innych umów cywilnoprawnych)
naleŜy dopilnowanie, by:
a) pracownicy byli odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich obowiązków,
b) kaŜdy z przetwarzających Dane osobowe był pisemnie upowaŜniony do przetwarzania
zgodnie z „UpowaŜnieniem do przetwarzania danych osobowych” – wzór UpowaŜnienia
stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Polityki Bezpieczeństwa.
c) kaŜdy pracownik zobowiązał się do zachowania danych osobowych przetwarzanych
w kancelarii w tajemnicy. „Oświadczenie i zobowiązanie osoby
przetwarzającej dane osobowe do zachowania tajemnicy” stanowi
element „UpowaŜnienia do przetwarzania danych osobowych”.
7. Pracownicy zobowiązani są do:
a) ścisłego przestrzegania zakresu nadanego upowaŜnienia;
b) przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami;
c) zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
d) zgłaszania incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych oraz
niewłaściwym funkcjonowaniem systemu.
IV. Obszar przetwarzania danych osobowych
1. Obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe na terenie Everspace sp. z o.o.
obejmuje pomieszczenie biurowe zlokalizowane w Warszawie ulica Przeworska 2; 04-382
Warszawa, 2. Dodatkowo obszar, w którym
przetwarzane są Dane osobowe, stanowią wszystkie komputery przenośne oraz inne nośniki
danych znajdujące się poza obszarem wskazanym powyŜej.
V. Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia
poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych
1. Administrator Danych zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych
niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości
Przetwarzanych danych.
2. Zastosowane środki ochrony (techniczne i organizacyjne) powinny być adekwatne do
stwierdzonego poziomu ryzyka dla poszczególnych systemów, rodzajów zbiorów i kategorii
danych, Środki obejmują:
a) ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, jedynie
do osób odpowiednio upowaŜnionych. Inne osoby mogą przebywać w pomieszczeniach
wykorzystywanych do przetwarzania danych jedynie w towarzystwie osoby upowaŜnionej.
b) zamykanie pomieszczeń tworzących obszar Przetwarzania danych osobowych określony w
pkt IV powyŜej na czas nieobecności pracowników, w sposób uniemoŜliwiający dostęp do
nich osób trzecich.
c) wykorzystanie zamykanych szafek i sejfów do zabezpieczenia dokumentów.
d) wykorzystanie niszczarki do skutecznego usuwania dokumentów zawierających dane
osobowe.
e) Ochronę sieci lokalnej przed działaniami inicjowanymi z zewnątrz przy uŜyciu sieci firewall.
f ) wykonywanie kopii awaryjnych danych na dyskach zewnętrznych.
g) ochronę sprzętu komputerowego wykorzystywanego u administratora przed złośliwym
oprogramowaniem.
h) zabezpieczenie dostępu do urządzeń biurowych przy pomocy haseł dostępu.
i) wykorzystanie szyfrowania danych przy ich transmisji.
VI. Naruszenia zasad ochrony danych osobowych
1. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator dokonuje
oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności
osób fizycznych.
2. W kaŜdej sytuacji, w której zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko naruszenia
praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza fakt naruszenia zasad ochrony
danych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki
– jeŜeli to wykonalne, nie później niŜ w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia. Wzór
zgłoszenia określa załącznik nr 3 do niniejszej polityki.
3. JeŜeli ryzyko naruszenia praw i wolności jest wysokie, Administrator zawiadamia o
incydencie takŜe osobę, której dane dotyczą.
VII. Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Administrator Danych Osobowych moŜe powierzyć przetwarzanie danych osobowych
innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z
wymogami wskazanymi dla takich umów w art. 28 RODO i tylko, jeŜeli są to dane, które moŜe
ujawnić bez naruszenia tajemnicy zawodowej.
2. Przed powierzeniem przetwarzania danych osobowych Administrator w miarę moŜliwości
uzyskuje informacje o dotychczasowych praktykach procesora dotyczących zabezpieczenia
danych osobowych.
VIII. Przekazywanie danych do państwa trzeciego
Administrator Danych Osobowych nie będzie przekazywał danych osobowych do państwa
trzeciego, poza sytuacjami w których następuje to na wniosek osoby, której dane dotyczą.
IX. Postanowienia końcowe
1. Za niedopełnienie obowiązków wynikających z niniejszego dokumentu pracownik ponosi
odpowiedzialność na podstawie Kodeksu pracy, Przepisów o ochronie danych osobowych
oraz Kodeksu karnego w odniesieniu do danych osobowych objętych tajemnicą zawodową

Zobacz następną

nowości w naszej ofercie

14.04.2020